Kako javna institucija u BiH kupuje AI: put od zahtjeva do ugovora

Kod javnih nabavki AI alata najveći dio posla obavi se prije objave postupka. U našem iskustvu sa institucijama u BiH, postupak propadne iz jednog od dva razloga: specifikacija je vezana za konkretan proizvod (prigovor i poništenje), ili je trošak nedorečen pa ponude nisu uporedive. Oba se rješavaju u fazi pripreme, i to relativno brzo.

Ovo je pet koraka koji su se kod nas pokazali kao najkraći put od zahtjeva do ugovora.

Korak 1: Razvrstavanje podataka prije svega ostalog

Institucija prvo popiše sa čim radi: javni, interni neklasifikovani i klasifikovani sadržaj. To razvrstavanje određuje koje rješenje uopšte dolazi u obzir.

U praksi velika većina institucija ima samo prve dvije korpe — što znači da izolovana infrastruktura, najveći pojedinačni trošak, nije potrebna. Kada se klasifikovani sadržaj pojavi, mijenja se arhitektura, ne samo cijena.

Korak 2: Ishodi umjesto proizvoda

Specifikacija opisuje šta rješenje radi: da li odgovara na pitanja nad dokumentima institucije, da li uz svaki odgovor daje izvor, kako se evidentira korištenje. Ime modela ili proizvođača se ne navodi kao uslov — to ne štiti samo postupak, nego i instituciju koja ne želi da ostane zaključana za jednog dobavljača.

Korak 3: Dokazi, ne obećanja

Zahtjevi koji se ocjenjuju kao prolaz ili ne prolaz:

• DPA dokument priložen uz ponudu, sa navedenom regijom obrade podataka,
• izričita zabrana treniranja modela na podacima institucije,
• cjenovnik potrošnje iznad uključene kvote,
• plan izlaza i brisanja podataka na kraju ugovora,
• referenca u javnom sektoru.

Ponuda koja nema ove dokumente ne treba dodatno objašnjenje — isključuje se.

Korak 4: Ocjena po ukupnoj cijeni, ne po licenci

Kod AI alata najskuplja stavka često postaje ono što nije bilo u ponudi. Zato ocjena ide po ukupnoj cijeni u periodu ugovora (licence + očekivana potrošnja + uvođenje + obuka), a kvalitet garancija nosi samostalne bodove.

Praktičan odnos koji koristimo u pripremi: cijena 40–50%, kvalitet i provjerljivost garancija 25–35%, iskustvo i reference 10–20%, podrška i obuka 10%.

Korak 5: Izlaz je dio ugovora, ne naknadna tema

Posljednji korak institucije najčešće preskoče, a on određuje da li će za tri godine moći promijeniti dobavljača: na kraju ugovora institucija dobija sve podatke i istoriju korištenja u čitljivom formatu, a dobavljač dostavlja dokaz o brisanju.

Šta u praksi najviše pomogne

• Jedan pilot proces i jasna mjera uspjeha — na primjer vrijeme do odgovora na interno pitanje, prije i poslije.
• Provjera dokumenata prije objave, ne poslije; revizija u toku postupka košta vrijeme.
• Kontakt sa službom za nabavke od prvog dana — tehnički zahtjev koji nije prošao kroz nabavku vraća se na doradu.

Kratki rezime

Institucija ne kupuje alat, nego način rada sa podacima. Ako se to postavi u prvom koraku, sve ostalo — cijena, dokazi, ocjena, izlaz — postaje rutina.

Ako pripremate nabavku AI alata, osnovne informacije o modelima nabavke su na stranici o AI licencama, a provjeru vlastitih procesa prije nabavke radimo kroz AI audit.

Kontakt: [email protected]