Iz prakse: nabavka AI licenci za instituciju sa šest korisnika

Institucija sa šest korisnika, interni dokumenti bez oznake i potreba za pretragom i sažimanjem vlastitog materijala. Prvi nacrt specifikacije tražio je „AI rješenje koje razumije bosanski jezik" — bez ijednog mjerljivog kriterija, bez odredbe o obradi podataka i sa ponudama koje se nisu mogle uporediti. Zapisujemo kako je taj korak riješen, bez imena institucije i bez podataka iz postupka.

Zadatak

• šest korisnika, interni dokumenti bez oznake,
• potreba: pretraga vlastitih dokumenata i pomoć pri izradi nacrta,
• zahtjev: ukupan trošak poznat unaprijed, u okviru budžetske godine,
• ograničenje: specifikacija ne smije biti vezana za jedan proizvod.

Tri problema koja smo našli na početku

1. Nedorečen obuhvat. Ponude su nudile različite stvari: jedna samo licence, druga licencu sa uvođenjem, treća „kompletan sistem". Bez definisanog obuhvata, poređenje je nemoguće.
2. Nedefinisana obrada podataka. Nijedna ponuda nije sadržavala DPA dokument sa regijom obrade ni odredbu o zabrani treniranja.
3. Neograničena potrošnja. Cijena je bila data po korisniku, bez cijene potrošnje iznad kvote — što je za instituciju najveći rizik.

Šta smo uradili

1. Razvrstali podatke. Dokumenti su podijeljeni na javne i interne neklasifikovane. Klasifikovanog sadržaja nije bilo — što je značilo da izolovana infrastruktura nije potrebna i da se najveća stavka troška odmah isključuje.

2. Definisan obuhvat. Nabavka je opisana kao licenca sa uvođenjem u rad i obukom, sa jasno navedenim brojem korisnika i periodom.

3. Traženi dokazi. DPA, regija obrade, zabrana treniranja, cjenovnik potrošnje po jedinici i maksimalni mjesečni iznos, plan izlaza podataka. Ponude bez tih dokumenata nisu razmatrane dalje.

4. Napisana neutralna specifikacija. Funkcionalni dio kroz ishode: odgovor na pitanje uz izvor, podrška za dokumente institucije, evidencija korištenja. Nijedan proizvod nije imenovan kao uslov.

5. Dodata mjera uspjeha. Vrijeme do odgovora na interno pitanje, prije i poslije uvođenja — da se rezultat može pokazati, ne samo opisati.

Rezultat

Specifikacija je prošla internu provjeru bez vraćanja na doradu, ponude su postale uporedive, a odluka se svela na cijenu i kvalitet dokaza. Ušteda nije došla od niže cijene po korisniku: došla je iz toga što izolovana infrastruktura nije bila potrebna i što je potrošnja ograničena unaprijed.

Kod malih timova upravo te dvije stavke određuju da li projekat ostaje u budžetu.

Šta se iz ovoga može primijeniti odmah

1. Popis podataka prije pisanja specifikacije.
2. Obuhvat nabavke napisan u jednoj rečenici: šta ulazi, šta ne.
3. DPA i cjenovnik potrošnje kao dio ponude.
4. Ukupna cijena u periodu ugovora kao osnov ocjene.
5. Mjera uspjeha definisana prije nabavke.

Kratki rezime

Mali broj korisnika nije problem — problem je nedorečen obuhvat. Kada se obuhvat, dokazi i mjera postave, i nabavka sa šest korisnika prolazi kao i svaka druga, uz trošak koji je poznat unaprijed.

Ako imate sličnu situaciju, počnite od stranice o AI licencama ili nam pošaljite nacrt specifikacije na pregled — bez naplate i bez obaveze.

Kontakt: [email protected]